Le Poste à Pourvoir
Le travail essentiel est de gérer au quotidien le bureau Parisien. La personne sera responsable pour certains secteurs d'activité, agira en “Assistante de Direction” pour d’autres.
Le coeur du métier d’assistant(e) de direction est de contribuer à l’efficacité du ou des responsable(s). Pour le professionnel que vous êtes, il s’agit de répondre à des attentes exprimées ou pas, voire de les anticiper. Exercer de l’initiative dans ce domaine sera un atout précieux. Les habitué(e)s de grandes entreprises où telle ou telle activité “ne fait pas partie de mon travail” seront déçu(e)s, et décevront.
Les portefeuilles suivants seront les votres.
- La gestion du bureau, tant sur le plan de l’accueil (respect des horaires, signalétique, propreté) que sur le plan de l’organisation (stockage de fournitures, rangement, classement de documents, nettoyage).
Ceci ne veut pas dire que vous êtes le ou la seul(e) à vous en occuper. En saison, surtout, vous avez des “petites mains” à volonté à votre disposition. Vous faites, ou vous faites faire, mais le résultat est de votre ressort, et vous en êtes responsable.
- La gestion des réservations hôtelières pour nos circuits et aussi pour nos clients en séjour individuel.
Effectuer, suivre, et mettre à jour les réservations de groupe et individuelles; régler les factures correspondantes; garder à jour nos documents tarifaires internes, rechercher et négocier avec de nouveaux collaborateurs hôteliers. La pratique de langues européennes est ici un atout majeur.
Vous toucherez aussi à d’autres activités liées à la préparation et la réalisation de nos voyages, tel l’emmission et l’explication de billets ferroviaires.
- Gestion et contrôle d’une caisse, et des comptes voyages de guides / accompagnateurs.
Il ne s'agit pas de contrôler la validité des dépenses, juste la réalité de celles-ci, censés être expliqués par des justificatifs.
- Gestion des appartements de location.
Commercialisation, accueil des clients, et entretien.
Travail saisonnier (mars - octobre), renouvlable en CDI en cas d’affinité mutuelle.
L’activité varie selon la saison et les besoins. Parmi les tâches sont les suivantes (liste non-exhaustive).
Le Long de l’Année:
- Interface avec notre cabinet comptable.
- Transmettre et / ou remplir des bordereaux administratifs.
- Classer les justificatifs d’achats divers.
- Créer des factures de vente.
- Gestion et maintenance du bureau.
- Concevoir et maintenir des rangements logiques, organisés afin d’etre transparents pour des collaborateurs de passage (ce que vous mettez en place doit se comprendre intuitivement).
- Maintenir les stocks des fournitures de bureau.
- A la demande du Chef d’Atelier, commander des pièces de vélos et autres fournitures dont il a besoin.
- Répondre au courrier et aux mèls.
- Vérifier et régler les factures.
- Prendre en charge et faire payer l’entreposage de bagages.
- Assurer le nettoyage des locaux.
- Téléphonie (gestion des lignes, vérification des factures...).
- Plus généralement, s’occuper du bureau “comme de chez soi.”
- Gestion des appartements en location, en collaboration avec le Chef d’Atelier
- Répondre aux demandes d’information.
- Completer ou faire completer le “stock d’accueil” avant l’arrivée de chaque client.
- Accueillir les locataires.
- Leur proposer des services annexes (visites, téléphones portables, cartes "Vélib'"...)
- Visiter les appartements lors des départs.
- Programmer ou assurer l’entretien “leger” (nettoyage entre les passages des clients), soit par l’encadrement des préposés au ménage, soit par ses propres moyens (cas d’urgence, hors saison touristique, une fois par semestre pour se rendre compte de leur étât).
- Maintenir à jour un planning d'occupation (virtuel, et aussi mural au bureau)
- Agir en cas de problème (dégats des eaux, cambriolage, etc.).
- Suivre les rapports avec le syndic de l’immeuble.
- Gestion du parc de téléphones portables, cartes Vélib', billets RATP / SNCF.
- Chargeurs, téléphones, puces françaises et étrangères.
- Maintenir à jour planning Vélib'.
- Garder en stock billets pour Versailles, Roissy, Disney... et tickets “t” pour Paris
- Commercialisation de produits “Paris”
- “Petits forfaits” (Versailles, EuroDisney...)
- Entreposage de bagages
- Cartes Vélib'
- Location de téléphones
- ... (liste exhaustive)
En automne:
- Commencer la réservation des hôtels “de groupe” pour la saison prochaine (y compris recherche hotelière éventuel).
- Classer les comptes des derniers voyages de la saison.
- Revoir l’organisation du bureau en fonction des problèmes constatés.
- Organiser la comptabilité en vue de l’établissement du bilan par le comptable.
- Commercialiser nos produits “Paris” auprès d’organisations d’accueil des étudiants étrangers.
- Vacances (à partir du mois d’octobre)
En hiver:
- Obtenir les prix
des collaborateurs hoteliers pour l’année à venir.
- Gérer les problèmes eventuels de hôtellerie pour la saison à venir.
- Eventuellement assister à la réunion annuel de la copropriété, voter ou non les travaux éventuels.
- Travailler sur la comptabilité en vue de l’établissement du bilan.
- Prendre connaissance de la nouvelle offre cyclotouristique (site web), expédition de mèls publicitaires aux clients potentiels.
Au printemps, avant le début des premiers voyages.
- Commander les fournitures (pièces de vélo, sacoches, guides touristiques, cartes routières) pour la saison à venir, en collaboration avec le Chef d’Atelier.
- Accueillir les guides des voyages, leur expliquer la comptabilité des voyages.
- Préparer la documentation destinée aux clients pour la saison à venir.
- Effectuer les premières réservations de train.
- Effectuer des réservations d’hôtel “individuelles” pour nos hôtes souhaitant prolonger leurs séjours en Europe en dehors de nos circuits.
- Commencer à gérer les réservations hotelières “de groupe,” afin d’affiner les capacités en fonction des inscrits.
“La Saison,” du début mai à la fin de l’été
- Gérer les réservations hotelières “de groupe,” afin d’affiner les capacités en fonction des inscrits.
- Continuer à réserver des chambres d’hôtel en individuel pour nos hôtes souhaitant prolonger leurs séjours en Europe en dehors de nos circuits.
- Gérer la préparation des “dossiers voyage.” Il s’agit de dossiers contenant les informations nécessaires aux guides pour le bon fonctionnement de chaque voyage (confirmations des résas hotelières, billets de trains, bons de livraisons bagages, documentation pour les clients, etc.).`
- Envoyer des listes nominatives des participants à chaque hotelier, de semaine en semaine.
- Gérer l’expédition des bagages clients au sein des circuits (service bagages de la SNCF).
- Accueillir les clients, leur fournir des équipements loués.
- Servir de “point de contact” pour les voyages (problèmes médicaux, de bagages, d’avion..., changement de programmes de voyage ou d’itinéraire).
- Préparer les fonds de roulement des voyages, recueillir les fonds des guides qui en reviennent.
- Réserver l'un ou l'autre des studios pour loger des collaborateurs itinérants lorsque ceux-ci sont à Paris.
Au contraire, les rendre disponible à la location lorsque tous nos collaborateurs itinérants sont en déplacement.
- Renouveler les stocks des fournitures voyages.
- Suivre les téléphones en service avec les guides.
Déplacements
En situation “normal” (non-perturbé), tout déplacement professionel se fait sur la base du volontariat. Très rarement, l’on peut être obligé à se déplacer pour les besoins impératifs de l’entreprise.
Connaissances Réquises / Utiles
Il faut savoir...
- Parler et lire l’anglais aisément.
- Taper à la machine, utiliser un ordinateur. Nous sommes une maison Apple, mais si vous connaissez Windows, c’est la même chose, en plus facile.
- Établir de bons rapports, que ce soit avec ses collègues ou avec les clients de l’agence.
- Organiser son temps et hiérarchiser ses tâches en fonction de leur importance.
- Gérer les “crises”.
- S'entendre avec le Directeur de l'entreprise, pivot de celle-ci, et le soutenir dans son travail. Ce n'est pas un homme facile :-)
Il est utile de savoir...
- ...parler d’autres langues : italien, espagnol, allemand, voire portugais.
- ...trouver les principales villes d’Europe sur une carte.
- ...comment voyager en train.
- ...comment répondre au téléphone de façon professionelle et accueillante.
Si vous ne le savez pas déjà, vous apprendrez...
- ...des notions de comptabilité,
- à manipuler des banques de données (logiciel Filemaker Pro).
Vous avez à votre disposition...
- Un soutien saisonnier de la part de collègues anglophones rodés à certains aspects de votre travail.
- Un ou plusieurs assistants à vos ordres pour des travaux de préparation de dossiers de voyage, réservations de trains, gestion de transport de bagages, accueil des clients, etc.
Le Profil du Titulaire
Le ou la titulaire du poste doit être polyvalent(e), flexible, ouvert(e), curieux(euse)...
mais aussi TRES BIEN ORGANISÉ(E), d’une grande fiabilité, un peu directif(ive) avec nos collaborateurs saisoniers...
tout en restant tolérant(e) et surtout aimable....
Tout cela est parfois difficile par temps de bourre.
Il faut être motivé(e), dynamique (le mot est trop utilisé, nous le savons bien — nous voulons dire par là que vous travaillerez souvent sans surveillance, et que vous serez jugé sur la quantité et la qualité de ce travail), et “jeune”, au moins d’esprit (lire “souple”).
Il faut comprendre le travail en équipe, et savoir créer un esprit d’équipe parmi des gens d’horizons très divers.
Il faut savoir répondre rapidement et clairement, généralement par écrit, aux messages provenant du bureau commercial, voire des guides “sur la route.” Vous êtes le moyeu des communications intra-entreprise. Etre bon communicateur est indispensable.
Une grande fiabilité est exigée, car vous pouvez être seul(e) compétent(e) au bureau pour votre travail à certaines heures ou à certaines saisons.
Il faut savoir s’investir dans l’entreprise, qui n’a rien d'une “planque”, malgré un aspect superficiellement décontracté. En contrepartie, on ne s’ennuie pas.
Le Cadre du Travail
Nous occupons un local en rez-de-chaussée dans le quartier Montorgueil (2e arrondissement de Paris, m° Etienne-Marcel, Réaumur-Sabastopol, ou Châtlet-les Halles). Le local est rustique, un peu petit en saison (les vélos vivent dans la cave), mais équipé d’une cuisine pour le repas de midi, d’une douche pour les sportifs, et il y a un parking vélo en face.
Il se situe dans un quartier agréable et facile d’accès (3 lignes du RER et 6 lignes de métro à 5 minutes à pied). Calme en hiver, beaucoup de passage à d’autres saisons. Nos collaborateurs sont des gens hors du commun, et beaucoup de nos clients le sont aussi.
Le Salaire
En fonction des compétences et des performances du titulaire du poste.
Au début: contract saisonnier de 8 mois. 1.700€ / mois, plus une prime de 20% au terme du contrat. Donc traitement net mensuel moyen sur les 8 mois : 1.680€. La prime est de 10% si l’on n'est pas à même de vous proposer un renouvellement. Elle n’est pas versé en cas de démission avant la fin du contrat.
En cas de satisfaction mutuelle, le traitement moyen évoluera ensuite, vers 1.800 € / mois net en fonction de l’expérience, au-delà en fonction des performances et des capacités à innover. Toute ou partie des primes seront progressivement intégrés dans le salaire de base. CDI possible.
Horaire de Travail
Contrat de 35 heures : 30 heures / semaine en avant et arrière saison, 40 à la pointe. Plusieurs horaires possible (à négocier), mais on travail le samedi matin, de 10h à 13h, et ces heures feront partie du contrat. Aussi, nous sommes une entreprise touristique : les vacances se prennent hors saison (il faut moissonner les blés quand les blés sont là!).
Pour postuler, merci d'envoyer CV, lettre de motivation, et disponibilités à
Recruitment
Blue Marble Travel
2, rue Dussoubs
75002 Paris
Dossiers internet acceptés en format .html ou .pdf ou .cwk uniquement. Nous ne lirons pas des documents Word (.doc). Oui, ceci est un teste. Si vous ratez ce détail, vous êtes eliminé d’office. Comment vous faire confiance pour gérer du détail si vous ne savez pas lire quelque chose d’aussi simple?
Questions, renseignements supplémentaires, par mèl : paris@bluemarble.org. Merci de ne pas appeller sans rendez-vous préalable.
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