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Le Poste à Pourvoir

Il s’agit du poste administratif du bureau parisien. Ce poste peut être soit saisonnier, soit à plein temps, selon les capacités commérciales et la disponibilité (notamment en matière de voyage) de son titulaire. La personne qui l’occupe aura la responsabilité de la bonne marche du bureau et de l’organisation des voyages (réservations d’hôtels et de trains, notamment).

Une deuxième personne travaille à plein temps à Paris, notre “Chef d’Atelier,” qui s’occupe de la maintenance des locaux, des équipements, des appartements, et des vélos; et qui aide ponctuellement dans d’autres domaines. En outre, le “Managing Director” du groupe a un bureau à Paris, et s’y trouve à peu près 7 mois sur 12.

L’activité varie selon la saison et les besoins, et évolue avec la technologie et les produits. Parmi les tâches sont les suivantes (liste non-exhaustive).

Le Long de l’Année:

Interface avec notre cabinet comptable.
- Transmettre et / ou remplir des bordereaux administratifs.
- Classer les justificatifs d’achats divers.
- Enregistrer les ventes d’abonnements ferroviaires
- ....
Gestion et maintenance du bureau.
- Concevoir et maintenir des rangements logiques, organisés afin d'etre transparents pour un personnel non-sédentaire (donc temps d’apprentissage court).
- Maintenir les stocks des fournitures de bureau.
- Répondre au courrier et aux mèls, ranger ou transmettre promptement le courrier destiné au collaborateurs non-sédentaires.
- Vérifier et préparer factures pour réglement.
- Assurer le nettoyage des locaux et des appartements (embauche d'une femme de ménage possible, qui sera alors sous votre responsibilité).
- Téléphonie (gestion des lignes, vérification des factures...).
- Plus généralement, s’occuper du bureau “comme de son chez soi.”
Suivie des Comptes en Banque.
- En assurer l’approvisionnement.
- Verification de dépenses à chaque relevé.
Gestion de ou des appartements en location, en collaboration avec le Chef d’Atelier
- Accueillir les locataires.
- Souscrire les assurances requises.
- Assister aux réunions de copropriété, voter ou non les travaux éventuels
- Agir en cas de problème (dégat des eaux, cambriolage, etc.).
- Suivre les rapports avec le syndic de l’immeuble
- Assurer l’entretien “leger” (nettoyage entre les passages des clients), soit par ses propres moyens (hors saison touristique) soit par l'embauche d’une femme de ménage.
Commercialisation et vente de voyages ferroviaires specialisés (renseignements par téléphone, vente et montage de forfaits).
Gestion du parc de téléphones portables.
- Location à des particuliers
- Suivi des téléphones en service avec les accompagnateurs Blue Marble
- Gestion des puces étrangères
Representation auprès de groupes de pression ou de travail afin d’avancer les objectifs de l’entreprise
- SNCF, Committée Train + Vélo
- MDB (“Mieux se Déplacer à Bicyclette”)
- FNAUT
- Offices de Tourisme
- ...

En automne:

Réserver les hôtels “de groupe” pour la saison prochaine (y compris recherche hotelière).
Classer les comptes des derniers voyages de la saison.
Remettre à jour puis classer ou faire classer la documentation touristique reçue ou rapportée par les collaborateurs accompagnateurs de voyages.
Revoir l’organisation du bureau en fonction des problèmes constatés.
Organiser la comptabilité en vue de l’établissement du bilan par le comptable.
Distribuer des tracts pour la vente des “Eurailpass” dans les lieux de rencontre des étrangers à Paris

En hiver:

En janvier, revoir la documentation concernant les abonnements ferroviaires “Eurailpass,” actualiser leur publicité en fonction de la nouvelle offre.
Gérer les problèmes eventuels de hôtellerie pour la saison à venir.
Travailler sur la comptabilité en vue de l’établissement du bilan.
Distribution de tracts pour la vente des “Eurailpass” dans les lieux de rencontre des étrangers à Paris.
Prendre connaissance de la nouvelle offre cyclotouristique (site web), expédier le catalogue aux clients européens.

Au printemps, avant le début des premiers voyages.

Commander les fournitures (pièces de vélo, sacoches, guides touristiques, cartes routières) pour la saison à venir, en collaboration avec le Chef d’Atelier.
Acceuillir les guides des voyages, leur expliquer la comptabilité des voyages.
Faire visiter les boîtes de documentation par les guides afin de leur remettre en mémoire les itinéraires.
Préparer la documentation destinée aux clients pour la saison à venir.
Effectuer les premières réservations de train.
Effectuer des réservations d'hôtel “individuelles” pour nos hôtes souhaitant prolonger leurs séjours en Europe en dehors de nos circuits.
Commencer à gérer les réservations hotelières “de groupe,” afin d’affiner les capacités en fonction des inscrits.
Continuer à expedier le catalogue aux nouveaux demandeurs européens, sur demande des bureaux commerciaux.

“La Saison,” du début mai à la fin de l’été

Gérer les réservations hotelières “de groupe,” afin d’affiner les capacités en fonction des inscrits.
Continuer à réserver des chambres d’hôtel en individuel pour nos hôtes souhaitant prolonger leurs séjours en Europe en dehors de nos circuits.
Gérer la préparation des “dossiers voyage.” Il s’agit de dossiers contenant les informations nécessaires aux guides pour le bon fonctionnement de chaque voyage (confirmations des résas hotelières, billets de trains, bons de livraisons bagages, documentation pour les clients, etc.).`
Envoyer des listes nominatives des participants à chaque hotelier, de semaine en semaine.
Gérer l’expédition des bagages clients à l’intérieur des voyages.
Accueillir les clients, leur fournir des équipements en location si souhaités.
Servir de “point de contact” pour les voyages (problèmes médicaux, de bagages, d’avion..., changement de programmes de voyage ou d’itinéraire).
Préparer les fonds de roulement des voyages, recueillir les fonds des guides qui en reviennent.
Renouveler les stocks de pièces de vélos et autres fournitures voyages.
Continuer à expedier le catalogue aux nouveaux demandeurs européens, sur demande des bureaux commerciaux.

Déplacements

Général: en situation “normal” (non-perturbé), tout déplacement professionel se fait sur la base du volontariat. Très rarement, l’on peut être obligé à se déplacer pour les besoins impératifs de l'entreprise.

En dehors de notre “saison”, un / des stages dans notre bureau américain sont éventuellement envisageables.
L’on peut être amené à voyager en Europe, notamment pour secourir un voyage en détresse....
Une tournée commerciale se fait tous les ans aux Etats-Unis. Une participation à cette tournée peut être négociée, si affinité.

Connaissances Réquises / Utiles

Il faut savoir...

Parler et lire l’anglais aisément.
Taper à la machine, utiliser un ordinateur. Nous sommes une maison Apple, mais si vous connaissez Windows, c’est la même chose, en plus facile.
Établir de bons rapports, que ce soit avec ses collègues ou avec les clients de l'agence.
Organiser son temps et hiérarchiser ses tâches en fonction de leur importance.
Gérer les “crises”
S'entendre avec le Directeur de l'entreprise, pivot de l'entreprise, et le soutenir dans son travail. Ce n'est pas un homme facile :-)

Il est utile de savoir...

...parler d’autres langues : italien, espagnol, et / ou allemand.
...trouver les principales villes d’Europe sur une carte.
...comment voyager en train.
...comment répondre au téléphone de façon professionelle et accueillante.

Si vous ne le savez pas déjà, vous apprendrez...

...des notions de comptabilité,
à manipuler des banques de données (logiciel Filemaker Pro), et...
...à communiquer par internet (navigateur Safari).

Vous avez à votre disposition...

Un soutien saisonnier de la part de collègues anglophones rodés à certains aspects de votre travail.
Un ou plusieurs assistants à vos ordres pour des travaux de préparation de dossiers de voyage, réservations de trains, gestion de transport de bagages, accueil des clients, etc.

Le Profil du Titulaire

Le ou la titulaire du poste doit être polyvalent(e), flexible, ouvert(e), curieux(euse)...
mais aussi TRES BIEN ORGANISÉ(E), d’une grande fiabilité, un peu directif(ive)...
tout en restant tolérant(e) et aimable....
Tout cela est parfois difficile par temps de bourre.

Il faut être motivé(e), dynamique (le mot est trop utilisé, nous le savons bien), et “jeune”, au moins d’esprit (lire “souple”).

Il faut comprendre le travail en équipe, et savoir créer un esprit d'équipe parmi des gens d'horizons très divers.

Il faut savoir répondre rapidement et clairement, généralement par écrit, aux messages provenant des bureaux commerciaux, voire des guides “sur la route.” Vous êtes le moyeu des communications dans l’entreprise. Etre bon communicateur est indispensable.

Une grande fiabilité est exigée, car vous pouvez être seul(e) compétent(e) au bureau pour votre travail à certaines heures ou à certaines saisons.

Il faut savoir s’investir dans l’entreprise, qui n'a rien d'une “planque”, malgré un aspect décontracté. En contrepartie, on ne s’ennuie pas.

Le Cadre du Travail

Nous occupons un local en rez-de-chaussée dans le quartier Montorgueil (2e arrondissement de Paris, m° Etienne-Marcel, Réaumur-Sabastopol, ou Châtlet-les Halles). Le local est rustique, un peu petit en saison (les vélos vivent dans la cave), mais équipé d'une cuisine pour le repas de midi, et d’une douche pour les sportifs.

Il se situe dans un quartier agréable et facile d’accès (3 lignes RER et 6 lignes de métro à 5 minutes à pied). Calme en hiver, beaucoup de passage à d’autres saisons. Nos collaborateurs sont des gens hors du commun, et beaucoup de nos clients le sont aussi.

Le Salaire

En fonction des compétences et des performances du titulaire du poste.

Au début: CDD de 8 mois. 1.500 € net / mois, ce qui inclut une prime de 10% en fin de CDD (CDD, 35 heures / semaine en moyenne, avec une amplitude variable selon la saison).
Évoluant rapidement vers 1.700 - 2.000 euros / mois net en fonction de l’expérience, au-delà en fonction des performances.
CDI possible en cas de satisfaction mutuelle.
Prime(s) annuelle(s) à partir de la 2e année en fonction de la santé de l’entreprise et de la contribution du collaborateur.

Pour postuler, merci d'envoyer CV, lettre de motivation, et disponibilités à

Recruitment
Blue Marble Travel
2, rue Dussoubs
75002 Paris

Dossiers internet acceptés, mais en format html (ou Appleworks) uniquement. Nous ne pouvons pas lire des documents Microsoft, encore moins en système .doc. Oui, ceci est un teste. Si vous ratez ce détail, vous êtes eliminé d’office. Comment vous faire confiance pour gérer du détail si vous ne savez pas lire quelque chose d’aussi simple?

Questions, renseignements supplémentaires, par mèl : paris@bluemarble.org.