Office Manager / Factotum, Paris — poste à pourvoir

Veuillez noter : les contraintes horaire de ce poste (notamment le travail à plein temps pendant toutes les vacances scolaires) font qu’il n’est absolument pas adapté à une personne avec enfants scolarisés.

Cette page comporte les rubriques suivantes:

Conditions pour le poste “vacances scolaires” (si pas de lien, poste non-disponible)



Déscriptif de L’Entreprise

Activité

Blue Marble crée des forfaits cyclo-touristiques guidés, dans 11 pays d’Europe, de la Norvège au Portugal.  Nos forfaits comprennent les trains, le vélo, les hôtels, la plupart des repas, et le transport de bagages.  Ils sont destinés à une clientèle essentiellement anglo-saxonne, ayant entre 25 et 65 ans.  Ceci représente 60% de notre activité.

En outre, nous gérons trois appartements dans Paris (situés dans le même immeuble que notre bureau), loués soit à des particuliers, soit à des collaborateurs étrangers de passage à Paris, pour des durées allant de quelques jours à plusieurs mois.

Nous servons de conseiller touristique à une clientèle non-européenne, notamment dans les domaines ferroviaires et cyclotouristiques.

Enfin, et en marge de ces activité, nous assurons certaines prestations annexes (entreposage de bagages, transport de vélos, location de cartes Vélib...) dont une liste non-exhaustive se trouve ici.

Cadre Juridique

Sa forme juridique est celle d’une S.A.R.L.  Elle a été créé en 1989 par un ex-employé d’un voyagiste canadien qui venait de renoncer à une activité semblable.

La société travaille en étroite collaboration avec une autre micro-entreprise, aux Etats-Unis, qui assure une bonne partie de la commercialisation des produits.

L’équipe est composé d'un à trois collaborateurs anglophones qui accompagnent les voyages entre avril et octobre.  Un réparateur de vélos / manutentionnaire est également présent pendant cette période.  Le responsable / fondateur de l'entreprise travail le long de l'année.  Son épouse, actionnaire au même titre que lui, travail à mi-temps. 



Who & Where Are We?

Who

Where

Le Poste à Pourvoir

Le travail est de gérer au quotidien notre bureau dans le centre de Paris.  Vous serez le référant / responsable pour certains secteurs d'activité, vous agirez en “Assistant(e) de Direction” pour d’autres.
Le coeur du métier d’un(e) assistant(e) de direction est de contribuer à l’efficacité du (ou des) responsable(s), par tous les moyens.  Pour le professionnel que vous êtes, il s’agit de répondre à des attentes (exprimées ou pas), voire de les anticiper, afin de libérer le responable pour les activitées commerciales qui font vivre l'entreprise.  Pouvoir exercer de l’initiative dans ce domaine sera un atout précieux.  Les habitué(e)s de grandes entreprises où telle ou telle activité “ne fait pas partie de mon travail” seront déçu(e)s, et décevront.  Idem pour ceux qui pensent fuire de prétendus “sous métiers.”

Les portefeuilles suivants seront les vôtres.

  • La gestion du bureau, tant sur le plan de l’organisation (stockage de fournitures, rangement, classement de documents, nettoyage, réponses à de demandes administratives), que sur le plan de l’accueil (respect des horaires, signalétique, propreté).
    Ceci ne veut pas dire que vous êtes le ou la seul(e) à vous en occuper.  Vous avez des “petites mains” à votre disposition.  Vous pouvez donc faire ou faire faire, mais vous êtes responsable du résultat.

  • La gestion des réservations hôtelières pour nos circuits et aussi pour nos clients en séjour individuel.
    Effectuer, suivre, et mettre à jour les réservations de groupe et individuelles; régler les factures correspondantes; garder à jour nos documents tarifaires internes, rechercher et négocier avec de nouveaux collaborateurs hôteliers.  La pratique de langues européennes est ici un atout majeur. 
    Vous toucherez aussi à d’autres activités liées à la préparation et la réalisation de nos voyages, tel l’emmission et l’explication de billets ferroviaires.

  • Gestion et contrôle d’une caisse, et des comptes voyages de guides / accompagnateurs.
    Il ne s'agit pas de contrôler la validité des dépenses, juste les entrées et les sorties, censés être expliquées par des justificatifs.

  • Gestion des appartements de location.
    Commercialisation, accueil des clients, entretien.


CDD transformable en CDI en cas d’affinité mutuelle. 

L’activité varie selon la saison et les besoins.  Parmi les tâches sont les suivantes (liste non-exhaustive).

Le Long de l’Année:

  • Interface avec notre cabinet comptable.
    • Transmettre et / ou remplir des bordereaux administratifs.
    • Classer les justificatifs d’achats divers.
    • Créer des factures de vente.
  • Interface avec l’administration.
    • Réception et traitement de demandes administratives (classement, réponse, retransmission vers le cabinet comptable).
  • Gestion et maintenance du bureau.
    • Concevoir et maintenir des rangements logiques, organisés afin d’etre transparents pour des collaborateurs de passage (ce que vous mettez en place doit se comprendre intuitivement).
    • Maintenir les stocks des fournitures de bureau.
    • A la demande du méchanicien, commander des pièces de vélos et autres fournitures dont il a besoin.
    • Trier et / ou répondre aux mèls commerciaux et administratifs.
    • Vérifier et régler les factures.
    • Prendre en charge et faire payer l’entreposage de bagages, vélos, skis...
    • Assurer le nettoyage des locaux.
    • Téléphonie (gestion des lignes, vérification des factures...).
    • Plus généralement, s’occuper du bureau “comme de chez soi.”
  • Gestion des appartements en location.
    • Répondre aux demandes d’information.
    • Completer ou faire completer le “stock d’accueil” avant l’arrivée de chaque client.
    • Accueillir les locataires.
    • Leur proposer des services annexes (visites, cartes "Vélib'"...)
    • Visiter les appartements lors des départs.
    • Programmer ou assurer l’entretien “leger” (nettoyage entre les passages des clients), soit par l’encadrement des préposés au ménage, soit par ses propres moyens (cas d’urgence, hors saison touristique, une fois par semestre pour se rendre compte de leur étât).
    • Maintenir à jour un planning d'occupation (virtuel, et aussi mural au bureau)
    • Agir en cas de problème (dégats des eaux, cambriolage, etc.).
    • Suivre les rapports avec le syndic de l’immeuble.
  • Gestion du parc de téléphones portables, cartes Vélib', billets RATP / SNCF.
    • Chargeurs, téléphones, puces françaises et étrangères.
    • Maintenir à jour planning Vélib'.
    • Garder en stock billets pour Versailles, Roissy, Disney...  et tickets “t” pour Paris
  • Commercialisation de produits “Paris”
    • “Petits forfaits” (Versailles, EuroDisney...)
    • Entreposage de bagages
    • Cartes Vélib'
    • ... (liste exhaustive)


Automne:

  • Commencer la réservation des hôtels “de groupe” pour la saison prochaine (y compris recherche hotelière éventuel).
  • Classer les comptes des derniers voyages de la saison.
  • Revoir l’organisation du bureau en fonction des problèmes constatés.
  • Organiser la comptabilité en vue de l’établissement du bilan par le comptable.
  • Commercialiser nos produits “Paris” auprès d’organisations d’accueil des étudiants étrangers.
  • Vacances (à partir du mois d’octobre)

Hiver:

  • Obtenir les prix des collaborateurs hoteliers pour l’année à venir, continuer la réservation des hôtels “de groupe” pour la saison à venir..
  • Gérer les problèmes eventuels de hôtellerie pour la saison à venir.
  • Eventuellement assister à la réunion annuel de la copropriété, voter ou non les travaux éventuels.
  • Travailler sur la comptabilité en vue de l’établissement du bilan.
  • Prendre connaissance de la nouvelle offre cyclotouristique (site web), expédition de mèls publicitaires aux clients potentiels.

Printemps, avant le début des premiers voyages.

  • Commander les fournitures (pièces de vélo, sacoches, guides touristiques, cartes routières) pour la saison à venir, en collaboration avec le méchanicien.
  • Accueillir les guides des voyages, leur expliquer la comptabilité des voyages.
  • Préparer la documentation destinée aux clients pour la saison à venir.
  • Effectuer des réservations de train.
  • Effectuer des réservations d’hôtel “individuelles” pour nos hôtes souhaitant prolonger leurs séjours en Europe en dehors de nos circuits.
  • Commencer à gérer les réservations hotelières “de groupe,” afin d’affiner les capacités en fonction des inscrits.

“La Saison,” du début mai à la fin de l’été

  • Gérer les réservations hotelières “de groupe,” afin d’affiner les capacités en fonction des inscrits.
  • Continuer à réserver des chambres d’hôtel en individuel pour nos hôtes souhaitant prolonger leurs séjours en Europe en dehors de nos circuits.
  • Gérer la préparation des “dossiers voyage.”  Il s’agit de dossiers contenant les informations nécessaires aux guides pour le bon fonctionnement de chaque voyage (confirmations des résas hotelières, billets de trains, bons de livraisons bagages, documentation pour les clients, etc.).`
  • Envoyer des listes nominatives des participants à chaque hotelier, de semaine en semaine.
  • Gérer l’expédition des bagages clients au sein des circuits (service bagages de la SNCF).
  • Accueillir les clients, leur fournir des équipements loués.
  • Servir de “point de contact” pour les voyages (problèmes médicaux, de bagages, d’avion..., changement de programmes de voyage ou d’itinéraire).
  • Préparer les fonds de roulement des voyages, recueillir les fonds des guides qui en reviennent.
  • Réserver l'un ou l'autre des studios pour loger des collaborateurs itinérants lorsque ceux-ci sont à Paris. 
    Au contraire, les rendre disponible à la location lorsque tous nos collaborateurs itinérants sont en déplacement.
  • Renouveler les stocks des fournitures voyages.
  • Suivre les téléphones en service avec les guides.

Déplacements

En situation “normal” (non-perturbée), tout déplacement professionel se fait sur la base du volontariat.  Très rarement, l’on peut être obligé à se déplacer pour les besoins impératifs de l’entreprise.


Qualités Réquises / Utiles

Il faut savoir...

  • ...parler et lire l’anglais aisément.
  • ...parler et lire le français parfaitement, et avoir une expérience concrète de l’administration française (qu’aura d’office tout adulte ayant grandi en France — les autres devront en faire la preuve!)
  • ...dactylographier, utiliser un ordinateur.  Nous sommes une maison Apple, mais si vous connaissez Windows, c’est la même chose, en plus facile.
  • ...créer de bons rapports, que ce soit avec ses collègues ou avec les clients de l’agence.
  • ...organiser son temps et hiérarchiser ses tâches en fonction de leur importance.
  • ...gérer les “crises”.
  • ...s'occuper d'un chat (il y en a un au bureau plusieurs mois de l’année).
  • ...s'entendre avec le responsable de l'entreprise, pivot de celle-ci, et le soutenir dans son travail.  Ce n'est pas un homme facile :-)

Il faut pouvoir accepter, et respecter rigoreusement...

  • ...les contraintes liées à l'activité, en matière de congés notamment.
  • ...les horaires de prise de service.


Il est utile de savoir...

  • ...parler d’autres langues : italien, espagnol, allemand, voire portugais.
  • ...trouver les principales villes d’Europe sur une carte.
  • ...comment voyager en train.
  • ...comment répondre au téléphone de façon professionelle et accueillante.

Si vous ne le savez pas déjà, vous apprendrez...

  • ...des notions de comptabilité,
  • à manipuler des banques de données (logiciel Filemaker Pro).

Vous avez à votre disposition...

  • Un soutien saisonnier de la part de collègues anglophones rodés à certains aspects de votre travail.
  • Un ou plusieurs assistants à vos ordres pour des travaux de préparation de dossiers de voyage, réservations de trains, gestion de transport de bagages, accueil des clients, etc.


Le Profil du Titulaire

Le ou la titulaire du poste doit être polyvalent(e), flexible, ouvert(e), curieux(euse); avoir une aisance parfaite en français...
Il ou elle doit savoir gerer des demandes administratives, remplir des bordereaux, répondre en temps et en heure...
Il ou elle doit être TRES BIEN ORGANISÉ(E), excellent(e) pour le rangement, d’une grande fiabilité, un peu directif(ive) avec nos collaborateurs saisoniers...
...tout en restant tolérant(e) et surtout aimable...
Tout cela est parfois difficile par temps de bourre.

Il faut être disponible; une flexibilité temporelle est appréciée.  Les vacances se prennent en dehors des pointes touristiques, et surtout en dehors des vacances scolaires.

Il faut être motivé(e), dynamique (le mot est trop utilisé, nous le savons bien — nous voulons dire par là que vous travaillerez souvent sans surveillance, et que vous serez évalué(e) sur le résultat), et “jeune”, au moins d’esprit (lire “souple”).

Sujet sensible : les communications persos (téléphone portable, textos, autre Facebook). 
Peut-être que vous en êtes amateur?  Chez nous, pas de problème!  Passez-y le temps que vous voulez :  5 minutes, 10 minutes, 1 heure ou 2...  Sachez simplement les décompter du temps travaillé. 

En claire : en échange d’une grande liberté (prendre 3 heures pour déjeuner avec un parent de passage à Paris?  pourquoi pas?), vous fournissez rigoureusement le nombre d’heures rémunérées, sans que les distractions n'en fassent partie.  Nous sommes flexibles.  Mais nous sommes une petite structure, et nos salaires sont le partage d’un fruit qui dépend étroitement de notre travail.  Epauler la copine qui vient de quitter son Jules n’est pas un objectif d'entreprise, même si l’on peut admirer votre fidelité.  Si vous voulez partir à l’heure le soir, consulter vos mèls durant la pause méridienne...


Il faut comprendre le travail en équipe, et savoir créer un esprit d’équipe parmi des gens d’horizons divers.

Il faut savoir répondre rapidement et clairement, généralement par écrit, aux messages provenant du bureau commercial, voire des guides “sur la route.”  Vous êtes le moyeu des communications intra-entreprise.  Etre bon communicateur est indispensable.

Une grande fiabilité est exigée, car vous pouvez être seul(e) compétent(e) au bureau pour votre travail à certaines heures ou à certaines saisons.

Il faut savoir s’investir dans l’entreprise, qui n’a rien d'une “planque”, malgré un aspect superficiellement décontracté.  En contrepartie, on ne s’ennuie pas.

Il ne faut pas être allergique aux chats (il y en a un).

Enfin, il faut pouvoir prouver tout cela par des expériences professionelles antérieures.


Le Cadre du Travail

Nous occupons un local en rez-de-chaussée dans le quartier Montorgueil (2e arrondissement de Paris, m° Etienne-Marcel, Réaumur-Sabastopol, ou encore Châtlet-les Halles).  Le local est rustique, un peu petit en saison (les vélos vivent dans la cave), mais équipé d’une cuisine pour le repas de midi, d’une douche pour les sportifs, et il y a un parking vélo en face.

Il se situe dans un quartier agréable et facile d’accès (3 lignes du RER et 6 lignes de métro à 5 minutes à pied).  Calme en hiver, beaucoup de passage à d’autres saisons.  Nos collaborateurs sont des gens hors du commun, et beaucoup de nos clients le sont aussi.


Contrat, Salaire

  • Début selon disponibilité.
  • CDD saisonnier jusqu’au 15 novembre de l’année d’embauche. 
  • Quatre semaines de période d’essaie / de formation, 35 heures par semaine, salaire au SMIC.
  • Ensuite, selon compétences et préférences :  35 ou 39 heures par semaine, traitement global de jusqu'à 3.000€ brut / mois, compris certains avantages en nature, et compris une prime de 10% versée au terme du contrat.  Cette prime n’est pas versée en cas de démission avant la fin du contrat, ni en cas de transformation en CDI.

Des congés éventuels se prennent “hors saison” : il n’y a pas de congés de mai à septembre compris, ni pendant les “petites” vacances scolaires, week-ends de pont, etc. 
Nous travaillons pour ceux qui sont en vacances.  Nous ne pouvons pas en prendre en même temps qu’eux.


Horaire de Travail

Le bureau fonctionne dans les horaires suivants :
Lu - Sa  :  9h30 - 13h, 14h30 - 18h30.  Votre horaire sera à négocier, mais le samedi est obligatoire (en congé dimanche / lundi).  Variation saisonnière : horaire différencié selon le mois / l’activité.




Pour postuler, merci de bien vouloir envoyer CV, lettre de motivation, et disponibilités.

Par courriel : paris@bluemarble.org (mentionner le mot “recrutement” et le poste — Factotum — dans le sujet du courriel).

Par la poste :
Recrutement
Blue Marble Travel
2, rue Dussoubs
75002 Paris

Questions, renseignements supplémentaires, par courriel : paris@bluemarble.org.  Merci de ne pas appeller sans rendez-vous préalable.









































Conditions / Horaires pour le poste “Vacances Scolaires”

Horaires

(1)  Hors vacances scolaires zone C : 4 heures par semaine, horaires négociables, mais les plages qui nous intéressent le plus seraient le mercredi de 16h30 à 18h30, et le samedi de 9h30 à 11h30.  Possibilité de concentrer sur un seul jour le samedi : dans ce cas de 9h30 à 13h30.  Ce service n’est pas une condition de l’embauche.  Il est possible de postuler sans vouloir travailler hors vacances scolaires.

(2)  Pendant les vacances scolaires zone C (et à compter de vendredi, 16 décembre) : 3 heures par jour, 6 jours / semaine, du lundi au samedi inclus.  Horaire “normal”: 10h - 13h, sauf le 28/12, ou la plage “normale” serait programmée de 15h30 à 18h30.

(3)  Pendant les vacances, vos heures peuvent être déplacées sans consultation préalable dans la limite de nos “working hours” (Lu - Ve 9h30 - 13h, 14h30 - 18h30, puis samedi 9h30 - 13h), et même en dehors des horaires de bureau avec au moins 48 heures de préavis (ce cas n’est pas fréquent, car l’option a un coût pour le client, mais il arrive de temps en temps).

Exemple I : un client veut venir à l’ouverture théorique (9h30) le mardi, alors que votre service commence normalement à 10h.  Par contre, vous n’avez pas de rendez-vous le lundi.  Vous venez 30 minutes plus tôt le mardi, et 30 minutes plus tard le lundi.  Une prime de 5€ est payé (voir “compensation’, plus bas).

Exemple II : un client veut venir à 15h le mardi (pendant nos “working hours’, donc).  Vous n’avez rien de programmé le matin.... Déplacer le service du matin (10h - 13h) sur le créneau de l’après-midi (donc venir entre 14h30 et 17h30 ce jour-là).  Une prime de 15€ est payé (voir “compensation”, plus bas).

Exemple III : pour cause horaires des transports, un client doit venir récupérer un bagage à 22h un mercredi soir (ou tout autre soir, dimanche compris…).  Il nous averti 48 heures à l’avance, nous acceptons donc le rendez-vous.  Vous avez deux choix :

  • Venir à 21h45 (soit 15 minutes avant le rendez-vous), livrer le bagage, repartir.  Le service compte pour une heure, à compenser un autre jour.  Une prime de 15€ est payé.
  • Venir à 21h, travailler jusqu’à 23h (compenser les deux heures un autre jour).  Une prime de 30€ est payé.

(4)  Pour toute demande de rdv faite avec moins de 48 heures de préavis, et en dehors de nos “working hours”, nous vous consulterons pour vérifier vos disponibilités avant d’accepter, et vous pouvez refuser “sans prejudice” (on ne vous en voudra pas).

(5)  Hors vacances scolaires, un déplacement de service peut être refusé “sans prejudice”.

(6)  Horaires de “formation” à négocier ensemble.  Probablement 2 ou 3 plages de 2 heures chaque.  Programmation flexible.


Compensation

- Le tarif horaire “de base” est de 15€ brut.
- Une prime de 33% (5€ / heure) est versée pour toute heure “déplacée”.
- Une prime de 100% (15€ de l’heure) est versée pour toute heure travaillée en dehors de nos “working hours” (soir, dimanche…).
- Nous garantissons un minimum de 2 heures par service.  En claire : on ne vous déplace pas sans vous proposer au moins 2 heures de travail. Toutefois, si cela vous arrange de ne pas travailler 2 heures lors d’un service déplacé, vous pouvez juste venir pour l’intervention demandée (accueil d’un client, par exemple), et repartir la tache accomplie.  Vous êtes payé 1 heure dans ce cas.  Votre préférence en la matière est à préciser avant le service.

Préavis d’un mois pour démissionner.